Case Helsingin kaupunki: Lean-ajattelua julkiselle sektorille: ”Ei rahaa vaan aikaa”

Helmi-rouvan palveluita kehitetään lean-ajattelun avulla.

Ville Blåfield, 28.06.2017

Read the story in English »

”Se hukka, mikä täältä poistuu, ei tuota rahaa, vaan aikaa meidän asiakkaille.”

Helmi-rouva on tuttu Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston Töölön monipuolisen palvelukeskuksen työntekijöille, aivan erityisen tuttu asiakas ja naapuri. Helmi pääsi koehenkilöksi ja uuden mallin ensimmäiseksi kohteeksi, kun viraston vastuuhenkilöt pohtivat virastonsa prosesseja Aalto University Professional Developmentin (Aalto PRO) fasilitoimassa lean-valmennuksessa.

”Mehän aloitettiin tämä niin, että kysyttiin ensin asiakkaalta, Helmi-rouvalta. Helmi asuu tuossa vieressä”, Töölön monipuolisen palvelukeskuksen johtaja Marja Nurmi-Köngäs kuvaa.

"Ainoa syy, miksi me ollaan täällä töissä, on meidän asiakas, ikäihminen.  Asiakkaan ja asukkaan hoito ja hyvä loppuelämä. Tällä hetkellähän me vanhetaan hirveen nopeasti, ja vanhusten palveluiden pitäisi kehittyä.”

Olin vähän tutustunut lean-ajatteluun autotehtaissa ja muissa, ja vähän etukäteen mietin, että mitenköhän ajattelu istuu julkiselle puolelle. Mutta aika nopeasti nähtiin, että hyvin se istuu.”

Bisneksessä lean-ajattelu tarkoittaa prosessien virtaviivaistamista ja tehokkuutta - ja samaa se voi tarkoittaa julkisellakin sektorilla.Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysvirastossa lean sai pohtimaan Helmi-rouvan hoitosuunnitelmia. Kaupungin eri toimijoilla ja saman viraston sisälläkin samalle asiakkaalle tehtiin useita eri hoitosuunnitelmia, useilla eri tietojärjestelmillä.

”Sehän on hukkaa, että neljä kaupungin yksikköä tekee töitä päällekkäin. Ihan sama mekanismi kuin autotehtaalla tai vaikka rakennusalalla. Se hukka, mikä täältä poistuu, ei tuota rahaa, kuten bisneksessä, vaan aikaa meidän asiakkaille ja asukkaille. Ja siinä ollaan meidän perustehtävässä. Nykyisin kun puhutaan kiireestä, niin sehän tarkoittaa, että ei ole aikaa kuulla tarpeeksi asiakkaita. Karsimalla hukkaa karsimme turhaa työtä ja saamme aikaa sille perustehtävälle.”

Valmennuksessa lean-menetelmiä otettiin haltuun neljässä koko päivän workshopissa sekä päätösseminaarissa.

”Ne oli täysiä päiviä. Hirveen tiukka aikataulu. Välillä tuntui siltä, että kiva päästä huomenna takaisin töihinkin”, Marja Nurmi-Köngäs ja palveluksekuksen ja päivätoiminnan vastaava ohjaaja Helena Siltala muistelevat.

Tiukat workshopit tuottivat tulosta

”Helmi sai aika pian yhden yhteisen hoitosuunnitelman. Tai tavoitteena oli yhteinen hoitosuunnitelma, mutta aika alkuvaiheessa huomattiin, että tietojärjestelmien moninaisuus estää vielä täysin yhteen hoitosuunnitelmaan siirtymisen. Mutta teimme yhteiset tavoitteet Helmin hoitosuunnitelmalle. Projektin aikana ehdimme tehdä samanlaisen suunnitelman viidelle muullekin asiakkaalle. Valmennuksen jälkeen olemme jatkaneet ja nyt tavoitteet  on tehty jo kolmelletoista asiakkaalle.”

Helena Siltala arvioi, että valmennus oli uuden ajattelun liikkeelle saamiseen tarpeeksi pitkä. ”Ei missään tapauksessa olisi saanut olla lyhyempi.”

Tärkeä puoli päällekkäisen työn etsimisessä ja koko valmennuksessa oli tutustua Helsingin kaupungin muihin toimijoihin. Valmennuksessa lean-menetelmiin tutustui vanhustyön lisäksi esimerkiksi lastensuojelun ja hammashuollon asiantuntijoita.

”Oli hirveen kiva, että oli sosiaali- ja terveysviraston eri kanteilta ihmisiä. Mehän ollaan vanhustyön asiantuntijoita, ja usein vielä omissa siiloissa”, Nurmi-Köngäs kuvaa.

Töölön monipuolisen palveluksekuksen johtaja ja vastaava ohjaaja haaveilevatkin raja-aitojen kaatamisesta julkisissa palveluissa entistä enemmän. Nurmi-Köngäs ja Siltala pohtivat, miten vanhusten palveluksekuksen voisi avata vaikkapa alueen lapsille. Naapurin ala-asteen koulu olikin jo kysellyt, voisiko se järjestää liikuntatuntejaan välillä palveluksekuksen jumppasalissa.

"Meillä Helenan kanssa tuli mieleen, miten kiva olisi, jos tuossa aulassa olisi sellaista säpinää, lapsia ja putoilevia lapasia.”

Aalto PRO auttaa asiakkaitaan tehostamaan toimintaansa, luomaan uutta osaamista sekä rakentamaan uusia kilpailukykyisiä toimintatapoja. Lue lisää 

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Case Helsingin kaupunki: Lean-ajattelua julkiselle sektorille: ”Ei rahaa vaan aikaa”

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on aikakauslehtimäinen kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Käytämme tietojasi markkinoinnissa, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseemme sinua edistämään uraasi. Tilaamalla uutiskirjeen hyväksyt tämän. Katso tietosuojapolitiikka.