Tuliaisia lean-opintomatkalta: Mitä laboratorioalan asiantuntija voi oppia trukkitehtaalla?

Eeva-Liisa Paattiniemi kirjoittaa matkastaan leanin juurille Toyota Material Handling -tehtaalle Ruotsiin.

Eeva-Liisa Paattiniemi, 15.03.2017

Lean-muutosagentti -ohjelman osallistuja Eeva-Liisa Paattiniemi kirjoittaa matkastaan leanin juurille Toyota Material Handling -tehtaalle Ruotsiin. Päijät-Hämeen laboratoriopalvelujen ylikemisti kertoo, kuinka lean näkyy trukkitehtaan arjessa ja peilaa oppimaansa omaan työympäristöönsä.

Ekskursio havainnollisti loistavasti kurssilla opittua teoriaa.

Osallistuin 1.11.2016-15.2.2017 Aalto PRO:n Lean- muutosagentti -ohjelmaan, johon sisältyi ekskursio Toyota Material Handling -tehtaalle Mjölbyyn, Ruotsiin. Lean pohjautuu Toyotalta alkunsa saaneeseen Toyota Production Systemiin (TPS), joten retkemme tehtiin sanamukaisesti leanin juurille.

Kahtena tammikuisena päivänä tulevat muutosagentit saivat luentojen ja tehdasvierailujen kautta tutustua siihen, kuinka TPS on implementoitu käytäntöön vuonna 1946 perustetussa, perinteikkäässä ruotsalaisessa trukkitehtaassa. Ekskursio havainnollisti loistavasti kurssilla opittua teoriaa. TPS:n (Leanin) periaatteet ovat samanlaisina otettavissa käyttöön hyvin erilaisissa tuotantoympäristöissä, myös kliinisissä laboratorioissa ja asiantuntijatyössä.

Yrityksen TPS polku

Vuonna 2000 Toyota osti Mjölbyn tehtaan osaksi trukkien tuotantoon keskittyvää businessaluettaan, Toyota Material Handlingia. TPS:n tuominen osaksi organisaation yrityskulttuuria alkoi kolme vuotta omistajavaihdoksen jälkeen, joten vierailumme aikaan systemaattista kehitystyötä oli tehty jo reilun 13 vuoden ajan.

Filosofiaa lähdettiin jalkauttamaan ylimmästä johdosta: ensimmäisen kolmen vuoden aikana yrityksen ylin johto työskenteli tuotannossa useiden kuukausien ajan. Tuotannossa ja huollossa TPS:n hyödyntäminen on edennyt pisimmälle, mutta myös tuotekehitys ja myynti noudattavat sen periaatteita. Kehitystyötä TPS:n mukaisen organisaatiokulttuurin jalkauttamiseksi tehdään jatkuvasti, eikä kyse ole pelkästään yksittäisten projektien toteuttamisesta.

Kuinka TPS näkyy Mjölbyn arjessa?

Työnkierto tiimeissä

Työnkierto Toyotan tehtaalla on häkellyttävän nopeaa. Kustakin tuotantoalueesta vastaavat johtajat toimivat samassa positiossa korkeintaan viisi vuotta ja eri prosesseja johtavat tiiminvetäjät tyypillisesti yhden tai korkeintaan kaksi vuotta. Kun työjakso tiiminvetäjänä on lopussa, siirrytään takaisin tuotantotehtäviin joko samassa tai toisessa tiimissä. Näin varmistetaan se, että jokainen tiiminvetäjä tuntee kyseisen tiimin työtehtävät. Tiiminvetäjän vastuulla on mm. päivittäisjohtaminen ja työohjeiden pitäminen ajan tasalla. Hän on myös vastuussa prosessissa ilmenevistä ongelmista, mikäli tiimin työntekijät ovat toimineet ohjeiden mukaisesti.

Työnkiertoa toteutetaan aktiivisesti myös työpäivän aikana: työntekijät vaihtavat työtehtäviä 1,5 tunnin välein, mikä parantaa työntekijöiden keskittymistä ja vähentää sitä kautta virheitä. Tehokkaalla työnkierrolla pidetään yllä myös henkilökunnan motivaatiota ja estetään työntekijöiden kyllästyminen/urautuminen.

Työnkierto tiimeissä, Päivittäisjohtaminen, Työpisteiden siisteys (5S), Virheiden havainnointi ja luokittelu apuna prosessien kehittämisessä, Visuaalisuus, Harjoitussalit

Päivittäisjohtaminen

Päivittäisjohtamisen visualisointi on tärkeää jokaisessa TPS-filosofiaa toteuttavassa organisaatiossa. Mjölbyssä päivittäisjohtamista varten on kussakin tiimissä valkotaulut, joiden sisältö on vakioitu. Kunkin tiimin taululle on koottu tuottavuuteen, turvallisuuteen ja toiminnallisuuteen liittyvät prosessin kannalta oleelliset asiat. Tauluilla esitetään mm. työvuorossa olevat tiimiläiset valokuvallisten henkilökorttien avulla, perehdytyksen tilanne ja asetetut mittarit. Päivittäisjohtamisen keskeinen toimintatapa on kokoontuminen jokaisen työvuoron alussa taulun äärelle lyhyeen pystypalaveriin, jossa käydään läpi kaikki akuutit asiat.

Tiimeillä on käytössä Kaizen-taulut, jotka on suunniteltu tiimin omia kehittämistoimia varten. Jokainen työntekijä saa kirjata pienetkin konkreettiset työtä parantavat ajatuksensa tälle aloitetaululle kiinnitettäviin lomakkeisiin. Tiimeille on varattu jokaiseen viikkoon yksi tunti, jolloin se käy läpi taululle kirjatut kehittämisajatukset, arvioi aloitteiden kehityskelpoisuuden ja kirjaa toteuttamisaikataulun. Päivittäistä toimintaa koskeva aloitejärjestelmä mahdollistaa tehokkaasti työntekijöiden ideoiden hyödyntämisen toiminnan kehittämisessä.

Työpisteiden siisteys (5S)

Yksi Leanin perusmenetelmistä on 5S, jonka S-kirjaimet voisi suomentaa sanoiksi sortteeraus (työpisteestä poistetaan kaikki turhat tarvikkeet), systematisointi (työvälineet järjestellään omille merkityille paikoilleen sopivaan järjestykseen), siivous (pidetään työpiste siistinä), standardointi (sovitaan käytännöt työpisteen pitämiseksi siistinä) ja seuranta (auditoidaan noudatetaanko sovittuja käytäntöjä). Mjölbyn tuotantoympäristössä kussakin työvaiheessa tarvittavat työkalut ja tarvikkeet on järjestetty siten, ettei henkilökunnalle tule hukkaliikettä. Kun työpiste on siisti, pienetkin poikkeamat (esimerkiksi trukkilava väärässä paikassa) näkyivät jopa vierailijan silmään selvästi.

Virheiden havainnointi ja luokittelu apuna prosessien kehittämisessä

Tuotannossa havaittuja virhe- tai vikatilanteita seurataan tarkasti ja jokainen työntekijä on vastuutettu niiden raportoimiseen. Raportoinnilla ei haeta syyllisiä, vaan kehittämiskohteita virhetilanteiden vähentämiseksi. Virheetöntä tuotantoa ei edes tavoitella, koska prosessissa on aina kehittämistä. Havaitut virheet luokitellaan neljään kategoriaan: matalimpaan A-luokkaan kuuluu virhe, joka vaikuttaa vain kyseiseen työvaiheeseen, havaitaan ja korjataan saman tien; B-luokan virhe voisi vaikuttaa seuraavaan työvaiheeseen, mutta huomataan kuitenkin niin ajoissa, että seuraava työvaihe ei kärsi; C-luokan virheestä on kyse, jos tuotteessa on virhe, mutta se huomataan ennen kuin on ehtinyt aiheuttaa vaikutuksia asiakkaalle; vakavin, D-luokan virhe vaikuttaa asiakkaalle saakka, eikä sitä ole huomattu tuotannon vaiheissa.

Visuaalisuus

Visuaalisuus on keskiössä niin päivittäisjohtamisessa, kirjallisessa materiaalissa kuin tuotannonohjauksessakin. Kuvien ja kaavioiden käyttö vierailun aikana nähdyissä ohjeissa oli runsasta. Toyotan ohjeita katselleena voin todeta, että ohjeiden visuaalisuudessa taitaa useissa laboratorioissa olla paljon kehittämistä.

Visuaalisia keinoja prosessin ohjaamiseen ja seurantaan ovat myös erilaiset valotaulut, valotornit (andon-lamput) ja värikoodatut kortit. Kullekin tuotantoprosessille on määritelty tahtiaika, jonka toteutumista seurataan aktiivisesti valotauluilla juoksevasta ajastimesta. Valotauluilta on myös nähtävissä, mikä on päivän tuotantotavoite ja miten siinä on kyseisenä päivänä pysytty. Tahtiajan ylittyminen yhdessä prosessin vaiheessa merkitsee viiveitä seuraavaan.

Harjoitussalit

Harjoitussaleja eli dojoja hyödynnetään tehtaalla uusien työntekijöiden harjoittelupaikkoina, joissa voi turvallisesti harjoitella mm. laitteiden käyttöä. Vaikuttavin vierailijan näkökulmasta oli keskelle tehdasta rakennettu pysyvä dojo, joka on tarkoitettu työturvallisuuteen liittyvien ohjeiden opettelemiseen ja kertaamiseen. Jokainen uusi työntekijä opiskelee työturvallisuuteen liittyvät asiat tässä dojossa ennen kuin suorittaa työturvallisuustestin. Lisäksi työntekijät käyvät dojossa kertaamassa oppimansa vuosittain.

Tuliaisia ekskursiolta

Tehtaalla TPS:ää oli implementoitu käyttöön jo yli 13 vuotta ja parannettavaa löytyy edelleen. On hyväksyttävä, että erityisesti organisaatiokulttuurin muuttaminen tapahtuu hitaasti.

Visuaalisen päivittäisjohtamisen mallin näkisin mielelläni myös laboratorioiden käytössä. Implementointi toiminnalliseen ohjaukseen on verrattain helposti toteuttavissa, mutta protasolle pääsy vaatii hyvien, päivittäisen työn ohjaamiseen hyödynnettävissä olevien mittareiden käyttöönottamisen tai, mikäli sellaiset on jo mietittynä, jalkauttamisen päivittäisjohtamisen tasolle saakka.

 

Kuinkahan monessa laboratoriossa lähestyvä Finasin arviointikäynti saa aikaan ryhtiliikkeen myös työpisteiden siisteydessä?

 

5S:ää on varmasti kaikissa laboratorioissa tehty, mutta hyvän alun jälkeen työpisteissä usein herpaannutaan. Syynä voi olla se, että viimeiset kaksi S:ää (siisteyden ylläpidon menettelyistä sopiminen ja niiden seuranta) jäävät toteuttamatta. Kuinkahan monessa laboratoriossa lähestyvä Finasin arviointikäynti saa aikaan ryhtiliikkeen myös työpisteiden siisteydessä? Ehkäpä jo ensi vuonna tällaista ryhtiliikettä ei olekaan tarvetta tehdä, kun 5S vihdoin juurrutetaan osaksi työpisteiden päivittäistä toimintaa.

Laboratorioissa valopylväät/merkkivalot ovat tuttuja lähinnä automaatioratkaisuissa, mutta ne olisivat varsin hyviä viestittäjiä myös moneen käsityövaltaisempaan työpisteeseen. Esimerkiksi näytteenotossa yksikin haastavampi potilas voi aiheuttaa merkittävää viivettä yhden näytteenottajan ajanvarauskirjan purkamiseen. Voisivatko reaaliaikaiset valosignaalit auttaa havainnoimaan ja tasaamaan näytteenoton viiveitä tällaisissa tilanteissa? Vastaavia hyödyntämiskohteita andon-lampuille löytyy varmaan monesta muustakin laboratorion työpisteestä.

 

Miltä kuulostaisi näytteenoton dojo, jossa uusi työntekijä saisi rauhassa tutustua, miten näytteenottokärry ja näytteenottohuone on tässä organisaatiossa järjestetty ja simuloida, miten tietojärjestelmiä käytetään näytteenoton yhteydessä?

 

Entä olisivatko näkemäni harjoitussalit hyödyksi myös terveydenhuollossa? Kuinka monessa sairaalassa olet nähnyt hyvää käsihygieniaa havainnollistavan dojon näin norovirusepidemian aikana vaikkapa lounasruokalan läheisyydessä? Miltä kuulostaisi näytteenoton dojo, jossa uusi työntekijä saisi rauhassa tutustua, miten näytteenottokärry ja näytteenottohuone on tässä organisaatiossa järjestetty ja simuloida, miten tietojärjestelmiä käytetään näytteenoton yhteydessä? Tai dojo, jossa havainnollistetaan potilasnäytteiden henkilökunnalle aiheuttamaa tartuntariskiä ja kuinka riskiltä voidaan parhaiten suojautua?

 

Pyörää lienee turha keksiä erikseen jokaisessa organisaatiossa.

 

Kun toiminnan kehittämisessä päästään 5S:ää pidemmälle, on fokuksessa usein virheiden havainnointi ja vähentäminen. Olin vaikuttunut Mjölbyssä esitellystä virheiden luokittelun mallista. Laboratorioissa on kyllä perinteitä tietojärjestelmiin merkkinsä jättävistä C ja D –luokan virheiden seurannasta, mutta prosessin eri vaiheissa tapahtuvien matalamman vakavuusasteen virheiden, jotka eivät jätä jälkiä laboratorion tietojärjestelmiin, seuranta on satunnaista tai hajanaista. Tällöin oppimiskokemukset jäävät yksittäisiksi, eikä havaintoja voida hyödyntää prosessin parantamiseen. Mikäli meillä olisi hyvät menettelyt kaiken tasoisten virheiden havainnointiin, uskon, että pystyisimme nykyistä paremmin fokusoimaan tuottavuuden parantamiseen tähtääviä kehittämistoimia. Mitä, jos järjestäisimme eri laboratorio-organisaatioiden ja tietojärjestelmien tuottajien yhteisen aivoriihen ja lähtisimme yhteistuumin kehittämään työkaluja ja menettelytapoja defektien toteamiseen? Pyörää lienee turha keksiä erikseen jokaisessa organisaatiossa.

Kiitän Suomen Kliinisen Kemian Yhdistystä saamastani apurahasta, joka mahdollisti ekskursiolle osallistumisen. Välillä on tärkeää tulla ulos omasta laboratoriolaatikosta ja mukavuusalueelta ja tarkastella toimintoja hiukan eri näkökulmasta, jotta oppimiskokemuksesta tulee täydellinen.

Lean-muutosagentti -ohjelmassa koulutetaan muutoksen tekijöitä, jotka osaavat viedä lean-ajattelun käytännön onnistumisten tasolle. Osallistujat oppivat uudistamaan toimintaprosesseja tehokkaammiksi ja taloudellisemmiksi, jolloin henkilöstölle jää enemmän aikaa arvoa tuottavaan työhön. Tutustu koulutukseen »

Lue myös ohjelmajohtaja Heli Paalamon kirjoitus elokuussa 2016 tehdyltä Toyota-opintomatkalta »

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Tuliaisia lean-opintomatkalta: Mitä laboratorioalan asiantuntija voi oppia trukkitehtaalla?

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on aikakauslehtimäinen kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Tietojasi käytetään markkinointitarkoituksiin. Tilaamalla uutiskirjeen hyväksyt tämän. Katso tietosuojapolitiikka.