Sähköiset tietovirrat tehostavat taloushallintoa

Kun taloustieto on sähköisessä, koneluettavassa muodossa, manuaalinen työ vähenee ja taloushallinnon rooli päätöksenteon tukena vahvistuu.

Annamari Typpö, 04.03.2019

Taloushallinnon raportointi 256 miljoonaa euroa vuodessa, alv-raportointi 420 miljoonaa euroa vuodessa, laskujen käsittely digitointi, tarkastus ja neuvonta 4–5 miljardia euroa vuodessa. Työ- ja elinkeinoministeriön sekä alan yritysten laskelmat taloushallinnon hallinnollisesta taakasta kertovat karua kieltään.

Tieto ja Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu ovat tutkineet ja kehittäneet reaaliaikaista taloutta yhteisen RTE (Real-Time Economy) -ohjelmansa puitteissa vuodesta 2006 lähtien. RTE:stä on kymmenen vuoden aikana kehittynyt kansainvälinen kehitysohjelma, jonka sisarprojekteja on lanseerattu muihin pohjoismaihin (Nordic Smart Government) sekä Viroon.

Reaaliaikaisella taloudella tarkoitetaan ympäristöä, jossa kaikki organisaatioiden väliset tietovirrat ovat digitalisoituja ja reaaliaikaisia. Se perustuu strukturoituun dataan eli rakenteiseen tietoon, joka on koneluettavassa muodossa. Tällöin esimerkiksi tilaukset, tilausvahvistukset, laskut ja maksut liikkuvat järjestelmien välillä tehokkaasti ilman viiveitä.

Hyödyt ovat ilmeiset, sanoo Aalto-yliopiston reaaliaikaisen talouden osaamiskeskuksen johtaja Esko Penttinen.

“Esimerkiksi paperilaskujen tiedot pitää naputella käsin järjestelmään, ennen kuin ne voidaan käsitellä. Rakenteinen verkkolasku taas tulee suoraan laskunkäsittelyjärjestelmään koneluettavassa muodossa, kuluttajan tapauksessa verkkopankkiin ja yrityksen tapauksessa ostolaskujen käsittelyjärjestelmään”, Penttinen sanoo.

Vaikka yksittäisen laskun aiheuttamat hiilidioksidipäästöt ovat pieniä, ovat kerrannaisvaikutukset mittavia.”

Tämä mahdollistaa siirtymisen sähköiseen arkistointiin, kirjanpitoon ja alv-raportointiin sekä automatisoituun taloushallintoon ja reaaliaikaiseen kassavirran hallintaan. Tilinpäätöstiedot voidaan siirtää suoraan sähköiseen analysointityökaluun. Rutiiniprosessien automatisointi keventää työkuormaa ja tuo kustannussäästöjä.

Hiilijalanjälki pienenee

Prosessikustannushyötyjen lisäksi rakenteisen tiedon ja automaation hyödyntäminen tuo mukanaan ympäristö- ja palveluhyötyjä. Finanssialan selvityksen mukaan verkkolaskun hiilijalanjälki on merkittävästi paperilaskua pienempi. Laskua kohden verkkolaskun hiilijalanjälki on pienimmillään noin 150 grammaa, paperilaskun noin 450 grammaa.

“Taloushallinnossa käsiteltävien transaktiodokumenttien volyymit ovat hurjia. Euroopassa lähetetään vuosittain esimerkiksi yli 30 miljardia laskua ja Suomessakin yli 500 miljoonaa. Vaikka yksittäisen laskun aiheuttamat hiilidioksidipäästöt ovat pieniä, ovat kerrannaisvaikutukset mittavia”, Penttinen sanoo.

Automatisoidut prosessit myös tehostavat yrityksen toimintaa ja vapauttavat resursseja parempaan palveluun. Penttinen arvioi, että lisäksi ne tiivistävät yritysten välisiä asiakassuhteita, luovat siihen “positiivista liimaa” ja vähentävät halukkuutta toimittajavaihdoksiin.

Penttisen mukaan reaaliaikainen talous voi tuoda mukanaan myös yllättäviä hyötyjä ja innovaatioita, joita emme vielä osaa edes kuvitella. Hän vertaa tilannetta Applen sovelluskaupan avaamiseen ulkopuolisille sovelluskehittäjille. Se räjäytti sovellusten määrän, ja AppStore on ollut siitä asti teknologia-, kulttuuri- ja viihdealan innovaatioiden etulinjassa.

“Sama innovaatioiden tulva voi tapahtua, kun kaikki taloushallinnon tietovirrat saadaan koneluettavaan muotoon”, Penttinen arvioi.

Talouden arvoketju mullistuu

Pimeitä puolia Penttinen ei tietovirtojen automaatiosta juuri löydä.

“Oikeastaan miltään taholta ei ole koskaan tullut minkäänlaista vastalausetta. Ei edes paperiyhtiöiltä, vaikka niille olisi voinut jopa olla hyötyä siitä, että olisi pitäydytty paperiprosesseissa. UPM oli itse asiassa Suomessa ensimmäisiä yrityksiä, jotka lähtivät aggressiivisesti viemään sähköistä laskutusta eteenpäin.”

Ongelmat sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä liittyvät Penttisen mukaan lähinnä siihen, että kyseessä on prosessi, jossa niin ihmisten kuin organisaatioidenkin pitää muuttaa toimintaansa. Itse hän myöntää välillä kokeneensa turhautumista siitä, miten verkkaisesti asiat etenevät.

Teknologiset muutosprosessit ovat kansallisella tasolla todella hitaita ja standardointi on hankalaa."

“Kaikenlaiset teknologiset muutosprosessit ovat kansallisella tasolla todella hitaita ja standardointi on hankalaa. Uusien käytänteiden kehittämisessä ja levittämisessä ei voi käyttää oikopolkuja, sillä kaikkien osapuolten mielipiteet on otettava huomioon.”

Työn murroksesta puhutaan paljon, ei vähiten tiedon prosessoinnista elävällä taloushallintoalalla.

“Väitän, että talouden arvoketjussa muutos on vielä kertaluokkaa kovempi kuin esimerkiksi koneteollisuudessa. Tiedon automatisointi, koneoppiminen ja tekoälyn erilaiset työkalut iskevät toimialaan voimakkaasti”, Penttinen sanoo.

“Enää ei kopioida tietoja vaan analysoidaan niitä ja tuotetaan raportteja päätöksenteon tueksi. Tällä voi olla positiivisia vaikutuksia esimerkiksi taloushallinnon ammattilaisten palkkatasoon.”

Ala on ristipaineessa

Työn muutos vaatii osaamisen jatkuvaa päivittämistä. Penttinen kehottaa avaamaan silmät rakenteisen taloustiedon hyödyille ja digitalisaation vaikutuksille. Myös kriittistä näkökulmaa tarvitaan esimerkiksi työkaluvalinnoissa.

“Ohjelmistorobotiikkaa tarjotaan toimialalle paljon, mutta siinä pitää osata arvioida tarkasti, millainen työkalu mihinkin liiketoimintaprosessiin kannattaa valita. Aika sofistikoituneitakin järjestelmiä on jo käytettävissä esimerkiksi ostolaskujen käsittelyyn, jota voidaan automatisoida tehokkaasti koneoppimisen tuottamien algoritmien avulla.”

Paineita tulee myös jatkuvasti päivittyvän lainsäädännön puolelta. Tästä yhtenä esimerkkinä on säädös, jonka mukaan kaikkien EU:n alueella listattujen yhtiöiden tulee siirtyä sähköiseen tilinpäätösraportointiin viimeistään vuonna 2020.

“Taloushallinnon pitää pystyä vastaamaan näihin muutoksiin yhä nopeammin”, Penttinen sanoo.

Taloushallinnon osaamistarpeisiin on kehitetty Aalto PRO:n Business Controller liiketoiminnan strategisena kumppanina -ohjelma sekä Aalto EE:n Aalto Financial Executive -ohjelma.

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Sähköiset tietovirrat tehostavat taloushallintoa

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on aikakauslehtimäinen kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Aalto University Executive Education Oy ja sen konserniyhtiöt voivat käyttää tietojani markkinoinnissa pitääkseen minut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseen minua edistämään uraani. Katso tietosuojapolitiikka.